Formulir Elektronik

Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas dalam bisnis.

Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.

 

Faktor yang harus diperhatikan pada pembuatan formulir elektronik :

  1. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas. Agar pengguna dapat langsung mengerti dalam penggunannya.
  2. Elemen-elemen yang dicantumkan di dalam formulir elektronik yang telah disusun harus mmenurut urutan yang logis. Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akan mengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir elektronik.
  3. Nama formulir elektronik. Seperti hal orang-orang, formulir elektonikpun perlu diberi nama untuk memudahkan identifikasinya.
  4. Nomor identifikasi pada setiap formulir elektronik. Untuk mengingat berbagai nomor identifikasi formulir elektronik dalam database. Oleh karena itu nomor identifikasi dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir.
  5. Pengarahan dalam penginputan. Yaitu mengarahkan dimana data dapat dimasukkan dan menginformasikan kesalahan yang terjadi saat data dimasukkan.
  6. Validity checking. Memverifikasi apakah data yang dimasukkan memenuhi kriteria format, batasan dan parameter lainnya, Menentukan apakah semua data lengkap (Contoh : NIM harus 10 digit dan tidak boleh memasukkan NIM yang sama).
  7. Menyediakan Prosedur, yaitu menentukan hal-hal sbb:
  • Data apa yang dibutuhkan
  • Dimana data tersebut bisa didapatkan
  • Siapa yang harus mendapatkan data
  • Siapa yang harus menginput dan kapan
  • Tipe input device yang harus digunakan
  • Metoda pengolahan
  • Apa yang harus dilakukan bila terdeteksi error pada data.

Manfaat formulir elektronik yaitu;

1.      Tidak pernah kehabisan formulir

Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, opersai bisnis dapat berhenti jika perusahaan kehabisan formulir.

2.      Tidak pernah ketinggalan jaman

Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan perubahan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan tidak diperlukan lagi untuk pembuatan formulir elektronik.

3.      Ketidakefisienan formulir dapat dihindari

Formulir elektronik mudah untuk segera disesuaikan isi dan format formulir untuk memenuhi kebutuhan pemakai dengan tepat.

4.      Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah

Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki “password” (kata sandi). Orang yang menggunakannya harus mengisi “password”.

Jika formulir elektronik direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file komputer.

5.      Kecepatan pengisian formulir

Kecepatan pengisian formulir elektronik tidak diragukan lagi. Cursor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data dan membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis.

Formulir elektronik dapat melakukan penghitungan (penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian) dan mencatumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.

6.      Penangkapan data dilakukan sekali

Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi (penggandaan) penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.

7.      Tidak ada data yang mengambang

Dengan formulir elektronik data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang.

8.      Kemudahan dalam pengelolaan formulir

Dengan penggunaan formulir elektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi.

Sistem komputer dapat menyimpan dan menyediakan data beberapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir. Data trsebut sangat bermanfaat untuk mengelola formulir yang banyak macamnya di dalam perusahaan.

About dwizeru
Manusia diciptakan untuk saling mengisi, Perbedaan itu indah.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s